Những điểm đáng lưu ý tại Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử

Mới đây Bộ tài chính đã ban hành Thông tư số 78/2021/TT-BTC về hướng dẫn Luật Quản lý thuế 2019 về hóa đơn, chứng từ. Sau đây là tổng hợp những điểm đáng lưu ý tại Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử, cụ thể như sau:

1. Được ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Theo đó, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được quyền ủy nhiệm cho bên thứ ba (là bên có quan hệ liên kết với người bán, là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hoá đơn điện tử và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử) lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hoá, dịch vụ.

Hóa đơn điện tử ủy nhiệm phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm và tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm và phải đúng thực tế phát sinh. Việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản hợp đồng hoặc thỏa thuận) giữa hai bên và phải thể hiện đầy đủ các thông tin sau:

+ Thông tin về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm (tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số);

+ Thông tin về hoá đơn điện tử ủy nhiệm (loại hoá đơn, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn);

+ Mục đích ủy nhiệm,

+ Thời hạn ủy nhiệm,

+ Phương thức thanh toán hoá đơn ủy nhiệm (ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm);

Việc ủy nhiệm được xác định là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử do đó bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải thông báo cho cơ quan thuế theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

2. Giải thích ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử, ký hiệu hóa đơn điện tử

Theo hướng dẫn tại  khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021 thì

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

Là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:

- Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;

- Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;

- Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;

- Số 4: Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;

- Số 5: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử;

- Số 6: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

Ký hiệu hóa đơn điện tử

Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã/không mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng.

06 ký tự này được quy định như sau:

- Ký tự đầu tiên là 01 chữ cái được quy định là C hoặc K: C là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K là hóa đơn điện tử không có mã;

- Hai ký tự tiếp theo là 02 chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.

Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2021 thì thể hiện là số 21.

- Một ký tự tiếp theo là 01 chữ cái: T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:

+ Chữ T: Hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

+ Chữ D: Hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;

+ Chữ L: Hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;

+ Chữ M: Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;

+ Chữ N: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;

+ Chữ B: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;

+ Chữ G: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;

+ Chữ H: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.

- Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý (nếu sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn còn không có nhu cầu quản lý thì để là YY).

Thông tư 68/2019/TT-BTC hiện nay không có quy định về hóa đơn điện tử bán tài sản công; hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia. Thông tư 78 mới đã bổ sung hướng dẫn về 02 loại hóa đơn này.

3. Quy định riêng thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ ngân hàng

Theo đó, trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động cung cấp dịch vụ;

Trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát dữ liệu giữa ngân hàng và các bên thứ ba có liên quan (tổ chức thanh toán, tổ chức thẻ quốc tế hoặc các tổ chức khác), thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.

Trước đây, Nghị định 119/2018 và Thông tư 68/2019 không có quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với dịch vụ ngân hàng.

 

Những điểm đáng lưu ý tại Thông tư 78/2021 về hóa đơn điện tử

4. Quy định xử lý hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót

Thông tư 78/2021/BTC hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp như sau:

- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế thì người bán được lựa chọn để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;

- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bản đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu

- Sau thời hạn chuyển bằng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, trường hợp thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử tại bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bản gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung

- Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót thì người bản gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.

Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn.

Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.

Đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn điện tử có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

Việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy) thực hiện theo quy định của pháp luật quản lý thuế.

Trước đây,  Nghị định 119/2018 và Thông tư 68/2019 không quy định nội dung này.

5. Quy định hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền

Quy định hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền như sau:

- Về nguyên tắc:

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo quy định tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

- Về  đối tượng áp dụng:

Doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hoá, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh (trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ hàng tiêu dùng, ăn uống, nhà hàng, khách san: bán lẻ thuốc tân dược dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác) được lựa chọn sử dụng hoá đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có mã hóa đơn điện tử không có mã.

Nội dung hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế có các nội dung:

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán Thông tin người mua nếu người mua yêu cầu (mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế);

+ Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán.

Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT Thời điểm lập hóa đơn, Mã của Cơ quan thuế.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tại từ máy tính tiền được cấp tự động, theo dải ký tự cho từng cơ sở kinh doanh khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyên dữ liệu điện tử với cơ quan thuế và đảm bảo không trùng lắp.

Trước đây, Nghị định 119/2018 và Thông tư 68/2019 chưa hướng dẫn cụ thể về nội dung của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, chưa hướng dẫn việc tham gia dự thưởng.

Thông tư 78/2021/TT-BTC có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2022.

Khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và của Nghị định 123/2020/NĐ-CP trước ngày 01/7/2022.

Hóa đơn điện tử áp dụng đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh kể từ ngày 01/7/2022.

Riêng trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng, đồng thời cơ quan thuế có giải pháp chuyển đổi dần sang áp dụng hóa đơn điện tử. Thời gian tối đa 12 tháng được tính một lần kể từ ngày 01/7/2022 đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang hoạt động từ trước 01/7/2022; hoặc kể từ thời điểm đăng ký bắt đầu sử dụng hoá đơn đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới thành lập từ ngày 01/7/2022.