Đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử như thế nào?

Hóa đơn điện tử là gì? Đăng ký dịch vụ hóa đơn điện tử như thế nào? Cách sử dụng hóa đơn điện tử ra sao? Hãy cùng Kế toán Anh Minh tham khảo ngay bài viết dưới đây để biết thêm thông tin.

1. Hoá đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử hiện đang là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp. Chúng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, hỗ trợ thủ tục hành chính thuế thực hiện nhanh chóng hơn. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử giúp khách hàng thanh toán dễ dàng, góp phần nâng cao thương hiệu doanh nghiệp. 

Tại khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính đã quy định:

- Hóa đơn điện tử là tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

- Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

- Hóa đơn điện tử phải đảm bảo hai nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn mới được Bộ tài chính áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy. Giúp cho việc quản lý và lưu trữ thông tin được tiện lợi hơn. Mang lại hiệu quả, thành công cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp cũng như giúp cho việc tính toán thuế được dễ dàng hơn. 

Theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 chính thức có hiệu lực từ 01/07/2020 và nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ thì tất cả các cơ quan, tổ chức, cá nhân bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022.

Về cơ bản, hóa đơn điện tử gồm các loại sau:

- Hóa đơn xuất khẩu.

- Hóa đơn giá trị gia tăng.

- Hóa đơn bán hàng.

- Các hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm hay các loại phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế,... có hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định pháp luật có liên quan.

Hóa đơn điện tử là gì?

2. Lợi ích khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử

• An toàn: Giảm thiểu các rủi ro liên quan đến quản lý hoá đơn (khắc phục tình trạng mất, cháy, hỏng hoá đơn; hạn chế phát sinh các khoản phạt vi phạm hành chính về hoá đơn,…); hóa đơn điện tử có đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định, khách hàng có thể an tâm khi sử dụng để kê khai thuế, hạch toán kế toán, lưu trữ chứng từ kế toán,...
• Bảo mật: Dịch vụ hóa đơn điện tử đem lại tính bảo mật cao; không bị giả mạo vì hoá đơn điện tử được ký điện tử và truyền trực tiếp từ ngân hàng đến khách hàng thông qua kênh Internet Banking.
• Nhanh chóng: Ngay sau khi kết thúc giao dịch, khách hàng có nhu cầu có thể nhận hóa đơn điện tử ngay mà không cần phải mất thời gian chờ đợi các thủ tục khác. Dịch vụ hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm thời gian chờ đợi cho khách hàng.
• Tiết kiệm chi phí: Tiết kiệm cho khách hàng ở các khâu lưu trữ, bảo quản hóa đơn.
• Thuận tiện giao dịch: Khách hàng có thể dễ dàng tra cứu hoá đơn điện tử trên Internet Banking ĐẦY ĐỦ, CHÍNH XÁC, MỌI LÚC, MỌI NƠI theo nhu cầu. Đồng thời dịch vụ hóa đơn điện tử giúp khách hàng dễ dàng kiểm soát, đối chiếu số liệu kế toán và kê khai thuế, giúp quản lý tài chính hiệu quả. Khi quý khách hàng đồng thời sử dụng dịch vụ kế toán thuế, thì việc cung cấp những chứng từ, hóa đơn, số liệu kế toán sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn cho khách hàng.

Lợi ích của hóa đơn điện tử

3. Khách hàng cung cấp gì khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của Kế toán Anh Minh

Khách hàng chỉ cung cấp những thông tin cơ bản sau:

– Thông tin cá nhân của khách hàng hoặc tổ chức.

– Thông tin giấy tờ liên quan đến xin giấy phép kinh doanh.

Nhân viên dịch vụ hóa đơn điện tử sẽ đến tận nơi khách hàng để nhận những thông tin, giấy tờ trên, để tiết kiệm thời gian cho quý khách hàng.

Sau khi được cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến khách hàng chúng tôi sẽ tiến hành soạn thảo hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử cho quý khách.

Cần chuẩn bị gì khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

4. Công việc của dịch vụ hóa đơn điện tử

• Lắng nghe, nắm bắt thông tin khách hàng cung cấp để tiến hành tư vấn chuyên sâu và đầy đủ những vướng mắc, vấn đề khách hàng đang gặp phải.
• Báo giá dịch vụ hóa đơn điện tử qua điện thoại để khách hàng dễ dàng đưa ra quyết định có hợp tác với Kế toán Anh Minh không.
• Khảo sát thực tế cơ sở kinh doanh của khách hàng (Đây là một bước vô cùng quan trọng để cá nhân hoặc tổ chức có thể thuận lợi kinh doanh)
• Ký kết hợp đồng dịch vụ hóa đơn điện tử và tiến hành soạn hồ sơ trong vòng 3 ngày nếu khách hàng cung cấp đủ hồ sơ chúng tôi yêu cầu.
• Khách hàng cung cấp hồ sơ bao gồm thông tin cá nhân, tổ chức trong hợp đồng.
• Nhận bản soạn thảo hồ sơ giấy phép đăng ký hóa đơn điện tử.
• Hỗ trợ tư vấn miễn phí các vướng mắc sau khi đã đăng ký dịch vụ hóa đơn điện tử.
• Được ưu đãi, giảm giá khi sử dụng thêm dịch vụ kế toán của Kế toán Anh Minh.

Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Kế toán Anh Minh

5. Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử đơn giản nhất

a/ Lập hóa đơn điện tử

• Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán;

• Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.

b/ Gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu của hóa đơn điện tử từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua hàng hóa dịch vụ

• Gửi trực tiếp: người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử trên phần mềm lập hóa đơn điện tử, ký điện tử hóa đơn và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa hai bên.

• Gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử: người bán hàng hóa, dịch vụ truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo, lập hóa đơn bằng chương trình lập hóa đơn điện tử vào hệ thống sau đó, gửi cho người mua hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của người bán.

c/ Xử lý đối với hóa đơn điện tử bị lập

• Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của hai bên. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

• Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả 2 bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng,… Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)

Cách sử dụng hóa đơn điện tử

6. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

a/ Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi phải đảm bảo yêu cầu quy định và có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán

b/ Điều kiện

• Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc

• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

• Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

c/ Giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử

d/ Ký hiệu riêng hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc (ghi rõ: “ HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi, thời gian thực hiện chuyển đổi.

Trên đây là những chia sẻ của Kế toán Anh Minh về lợi ích của dịch vụ hóa đơn điện tử cũng như cách sử dụng hóa đơn điện tử. Bởi những lợi ích đem lại cho doanh nghiệp, hóa đơn điện tử trở thành một phần không thể thiếu cho doanh nghiệp.

Hóa đơn điện tử chuyển đổi

Dịch vụ hóa đơn điện tử của Kế toán Anh Minh sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng đăng ký và được tư vấn về cách sử dụng hóa đơn điện tử. Giúp doanh nghiệp hoàn thiện thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng với chi phí hợp lý nhất, tránh rắc rối về hồ sơ pháp lý cũng như thủ tục thuế. 

Với đội ngũ nhân viên làm việс сhuуên nghiệр và nhiều năm kinh nghiệm, xử lý nhаnh сhóng, Kế toán Anh Minh đảm bảo cung cấp tới quý khách hàng dịch vụ hóa đơn điện tử chuyên nghiệp, nhanh chóng và chất lượng tốt nhất.

Bên cạnh đó, khi quý khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử thì sẽ được giảm giá gói dịch vụ kế toán, giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. 

Liên hệ ngay tới Kế toán Anh Minh để được tư vẫn hỗ trợ nhiệt tình về dịch vụ hóa đơn điện tử và dịch vụ kế toán!

 

-------------------

CÔNG TY TNHH DV TƯ VẤN VÀ ĐẠI LÝ THUẾ ANH MINH - CN NHA TRANG

Liên hệ tư vấn miễn phí : 0946 375 500 Mr. Chiến - 0915 979 455 Ms Mận

Website: https://ketoannhatrang.com.vn/

www.facebook.com/ketoannhatrang.com.vn

Trụ sở chính: 52/28/2 Đường số 12 - Kp4 - P. Tam Bình - Thủ Đức - Tp.HCM

Chi nhánh: 32 Bùi Phùng, Khu đô thị VCN Phước Hải, P. Phước Hải, TP. Nha Trang, Khánh Hòa