Các bước giải trình chênh lệch BHXH và Thuế TNCN
Chênh lệch giữa bảo hiểm và thuế là việc thường xảy ra sau khi doanh nghiệp nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN và nhận được thông báo yêu cầu giải trình của cơ quan BHXH khi có số lượng Người lao động trên tờ khai thuế nhưng KHÔNG tham gia BHXH. cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu các bước giải trình chênh lệch BHXH và Thuế TNCN
1. Nguyên nhân dẫn đến việc chênh lệch giữa BHXH và thuế TNCN
– Cá nhân ký Hợp đồng thử việc
Hết thời hạn thử việc, người lao động không đủ tiêu chuẩn làm việc tại đơn vị và không được ký tiếp hợp đồng lao động: Không đóng bảo hiểm
– Người lao động có Hợp đồng khoán việc
Hợp đồng khoán việc là hợp đồng dịch vụ: không đóng bảo hiểm
– Người lao động đã đóng Bảo hiểm ở đơn vị khác
Người lao động đi làm nhiều nơi thì đóng BHXH ở nơi giao kết hợp đồng lao động đầu tiên.
– Người hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH, trợ cấp hằng tháng
Người hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH, trợ cấp hằng tháng mà đang giao kết hợp đồng lao động thì không thuộc đối tượng phải tham gia BHXH bắt buộc
– Người lao động nghỉ việc trong tháng từ 14 ngày trở lên
Người lao động nghỉ việc trong tháng từ 14 ngày trở lên: Không đóng BHXH
2. Các bước giải trình chênh lệch BHXH và Thuế TNCN
Khi cơ quan bảo hiểm thông báo cho doanh nghiệp về việc lệch số liệu quyết toán thuế TNCN thì doanh nghiệp cần gửi công văn giải trình theo các bước sau.
Bước 1. Căn cứ vào yêu cầu từ phía Cơ quan BHXH, cần xác định:
+ Có bao nhiêu lao động trong danh sách chênh lệch?
+ Những lao động này vì sao có sự chênh lệch ( thường thì cuối mỗi năm BCTC, mình thường note lại các vấn đề trọng yếu để sau này tiện giải trình ).
Bước 2. Kiểm tra xem xét các yêu cầu từ phía BHXH:
+ Yêu cầu những hồ sơ gì?
+ Thời gian giải trình khi nào? ( Nếu thời gian gấp rút không kịp chuẩn bị hồ sơ thì chủ động xin lùi thời gian với cơ quan bảo hiểm ).
Bước 3. Cần ghi chú lại chi tiết lý do đối với các trường hợp có chênh lệch ở mục 1 vào để mang theo khi đến giải trình cho Cơ quan BHXH.
Bước 4. Chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu từ phía Cơ quan BHXH:
Thông thường sẽ có:
+ Thang bảng lương của doanh nghiệp.
+ Hồ sơ Người lao động có chênh lệch: Hợp đồng, hồ sơ cá nhân, CCCD, bản nghiệm thu khối lượng ( với Hợp đồng khoán ), thanh lý hợp đồng…
+ Bảng chấm công.
+ Bảng lương.
+ Phiếu thanh toán tiền lương, tiền công.
Bước 5. Nộp đầy đủ tiền BHXH, BHYT, BHTN
Bước 6. Sau khi chuẩn bị đầy đủ 5 mục trên thì sẽ tới cơ quan bảo hiểm để giải trình.
Thông thường sẽ có các nguyên nhân chênh lệch như sau:
- Người lao động thử việc: Hết thời hạn thử việc, người lao động không đủ tiêu chuẩn làm việc tại đơn vị và không được ký tiếp hợp đồng lao động
Trường hợp này cần chuẩn bị hồ sơ: CCCD, Hợp đồng thử việc, Phiếu đánh giá sau thử việc bảng chấm công, bảng lương và phiếu thanh toán tiền lương.
- Người lao động ngoài độ tuổi lao động: Người hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH, trợ cấp hằng tháng mà đang giao kết hợp đồng lao động thì không thuộc đối tượng phải tham gia BHXH bắt buộc
Trường hợp này cần chuẩn bị hồ sơ:Hợp đồng, CCCD, bảng chấm công, bảng lương và phiếu thanh toán tiền lương.
- Người lao động nghỉ việc trong tháng từ 14 ngày trở lên: Lưu ý chỗ này là nghỉ việc trong tháng từ 14 ngày trở lên, chứ ko phải là làm việc dưới 14 ngày nhé. Nhiều cơ quan BHXH bắt bẻ và truy thu chỗ này
Trường hợp này cần chuẩn bị hồ sơ: Hợp đồng, CCCD, bảng chấm công, bảng lương và phiếu thanh toán tiền lương.
- Người lao động có hợp đồng khoán việc : Hợp đồng này là hợp đồng dịch vụ
Trường hợp này cần chuẩn bị hồ sơ: Hợp đồng giao khoán, CCCD, phiếu nghiệm thu khối lượng, BB thanh lý, phiếu thanh toán tiền, danh sách đội khoán ( nếu theo đội ).
- Người lao động đã đóng BHXH ở nơi khác: Người lao động đi làm nhiều nơi thì đóng BHXH ở nơi giao kết hợp đồng lao động đầu tiên
⇒ Nếu có đầy đủ hồ sơ, chứng từ để giải trình, và quan trọng nhất là đã nộp đầy đủ tiền BHXH, thì cơ quan bảo hiểm sẽ ra kết luận bằng văn bản. Hai bên sẽ chốt lại biên bản kiểm tra và ký xác nhận.
♦ Lưu ý trước khi ký biên bản thì cần đọc thật kỹ nội dung để tránh các lỗi sai sót do đánh máy, thiếu dấu,…
Xem thêm